Vesku Pietilän blogisarja Terveydenhuollon IT-projektit voivat myös onnistua

Vaatimusmäärittely on kaikkien IT-projektien lähtökohta. Riippuen valitusta julkisesta hankintamenettelystä, määrittelyt voivat tarkentua vielä hankintavaiheen aikanakin. Olennaista on, että ennen kuin varsinainen käyttöönottoprojekti alkaa, vaatimusmäärittelyt on laadittu huolella, ja ne ovat realistiset ja saavutettavissa olevat. Tekstit on myös kirjoitettava siten, että ne eivät jätä tulkinnan varaa.

Usein jo lyhyellä perehtymisellä huomataan, että vaatimusmäärittelyt ovat kiireessä tehtyjä listauksia, ilman täsmällisempiä kuvauksia. Mitä enemmän erilaisia wish-to-have-juttuja taikka liian epämääräisiä tai toistensa kanssa ristiriitaisia vaatimuksia, sitä huonompi lähtötilanne. Joskus projektissa yritetään ratkoa kaikki ongelmat yhdellä kertaa, mikä ei ole mahdollista.

Kilpailuttajaorganisaation on panostettava määrittelyihin ja saatava organisaationsa asiantuntijoilta paras mahdollinen input, jotta määrittelyjen laadulliset tavoitteet saavutetaan. Tämän työn organisointi on yksi onnistuneen hankinnan tärkeimmistä haasteista, ellei jopa tärkein.

Jo varsinaisen hankintavaiheen läpivienti kunnialla vaatii julkisella sektorilla omat kuvionsa. Hankintalaki tuo kilpailutukseen ja hankintavaiheeseen monimutkaisuutta, mutta sitä on turha syyttää, jos projekti epäonnistuu. Lain vaatimukset on vain otettava huomioon, mikä tietysti vaatii myös tämän osa-alueen ammattitaitoa jo hankinnan valmisteluvaiheessa.