Vesku Pietilän blogisarja: Terveydenhuollon IT-projektit voivat myös onnistua
Blogisarjassani lupasin pohtia terveydenhuollon tietojärjestelmäprojektien onnistumisten edellytyksiä.
Tässä käsitellään tarkemmin järjestyksessä neljättä onnistumisen kannalta tärkeää asiaa.
Osa 5/7: Projektille on määriteltävä selkeät liiketaloudelliset mittarit
PROJEKTIN ONNISTUMISEN neljäs EDELLYTYS:
Projektilla pitää olla määriteltynä selkeät liiketaloudelliset tavoitteet ja mittarit, jotka ohjaavat projektia ja projektiin liittyvää päätöksentekoa projektin aikana
Jos tavoitteita ei ole selkeästi ilmaistu ennen projektin alkua, niin miten voidaan koskaan tietää, onnistuiko projekti?
Lähtökohtaisesti jokaisella IT-/digitalisointiprojektilla pitää saada aikaan hyötyjä, esimerkiksi kustannussäästöjä ja tuottavuuden paranemista. Muutenhan projektit kannattaa jättää tekemättä.
Logistiikan IT -projekteissa tavoitteita tyypillisesti ovat tehokkaammat logistiikkaprosessit ja säästöt prosessikustannuksissa, työajan vapauttaminen rutiini- ja käsityöstä, palvelutasojen, saatavuuden ja ennakoitavuuden parantaminen sekä pääoman kierron nopeuttaminen ja hävikin vähentäminen.
Kuinka moni terveydenhuollon logistiikkaorganisaatio tietää millä tasolla nämä mittarit ovat tällä hetkellä? Esimerkiksi mitkä ovat sen prosessi- ja transaktiokustannukset, mikä on palvelustasomme tai kuinka suuri on hävikki?
Koska mittarit ovat tyypillisesti ristiriidassa keskenään, kaikki mittarit eivät voi olla tapissa. Esimerkiksi terveydenhuollon logistiikkaorganisaation tärkein tehtävä ei ole optimoida pääoman kiertoa palvelutason kustannuksella, koska sitä koskevat esimerkiksi erilaiset huoltovarmuutta koskevat velvoitteet.
Siksi kiertonopeuden optimointi ei terveydenhuollossa ole koskaan ykköstavoite. Hävikkiä terveydenhuollossa tulee juuri näitten syitten takia pakostakin. Toisaalta toimintaa kehittämällä, automaatiolla ja paremmilla ohjausmenetelmillä on mahdollista saavuttaa parannusta kaikilla osa-alueilla (kuva alla).
Voisi myös kysyä, mikä on logistiikkastrategiamme ja miten se ilmaistaan eri mittareilla? Kaikilla organisaatioilla pitäisi olla selkeä logistiikkastrategia, joka ottaa kantaa juuri näihin kysymyksiin. Lisäksi pitää olla keinot mitata strategian toteutumista.
Muistan kun taannoin kysyin asiakkaalta, että mitä logistiikkaorganisaatiossanne mitataan.
Sain vastaukseksi, että meillä mitataan vain sairaspoissaoloja. On myös tyypillistä, että joitain yksittäisiä kustannustekijöitä tunnetaan hyvin, mutta prosessikustannuksia ja muita keskeisiä mittareita (kuten toimitusajat, toimitusvarmuus, pääoman kierto ja hävikki) ei tiedetä.
Kustannukset on tietysti oltava tiedossa, mutta ne ovat vain yksi osa kokonaisuudesta. Olennaista on ymmärtää se, mitä logistiikan prosessi- ja kokonaiskustannuksilla saadaan aikaiseksi.
